Mais prendre et préparer des minutes ne doit pas être une tâche intimidante. Vous ne devriez pas être intimidés par le terme “minutes” car il est en fait un peu trompeur. Le procès-verbal est un document tangible de la réunion pour ses participants et une source d`information pour les membres qui n`ont pas pu y assister. Une fois que vous avez fait toutes les révisions nécessaires, les minutes devront alors être stockés pour référence ultérieure. Merci de lire notre guide sur la façon d`écrire des minutes de réunion! Grâce aux pages Web des membres uniquement, vous pouvez créer un intranet sécurisé en ligne pour votre Conseil et vos comités. Si vous avez affaire à ce type de procédures, vous (et votre président) voudrez peut-être vous référer aux règles d`ordre de Robert-Voici un lien vers une ligne “Introduction aux règles de Robert”. La plupart des comités et des conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion subséquente. Si votre organisation utilise un système de gestion des adhésions basé sur le Cloud (comme Wild abricot), vous pouvez publier les minutes en tant que page Web et donner accès uniquement au Comité ou aux membres du Conseil, en fonction des besoins de votre organisation. Par exemple, si votre Conseil ou votre Comité doit traiter des motions, ou voter sur des questions ou des problèmes, soyez clair sur la question de savoir si vous devez offrir les noms de ceux qui font des motions, détachant, etc. Nous espérons que cet article aide à la réunion des débutants minutes de commencer à créer des minutes de réunion efficaces pour votre organisation.
Ce post – échantillon de base du procès-verbal de la réunion du Conseil d`administration – dans la bibliothèque de gestion gratuite – offre un échantillon du format et du contenu typiques des procès-verbaux des réunions du Conseil. Que vous ayez été chargé de prendre des notes pour un comité ou que vous avez été nommé Secrétaire du Conseil d`administration de votre organisation, la préparation des minutes de réunion ne doit pas être une tâche ardu. Téléchargez notre liste de vérification des minutes de réunion pour les associations et les organismes sans but lucratif avec des exemples et apprenez à prendre de meilleures minutes. Après tout, votre Comité ou Conseil ne veut pas ou n`a pas besoin d`un compte rendu de ses délibérations minute par minute! Pour plus d`informations, vous pouvez consulter certaines des sources d`information que nous avons utilisé pour créer cet article dans les «sources» mentionnées ci-dessous. À tout le moins, il est important d`obtenir une copie de l`ordre du jour de la réunion et de l`utiliser comme un guide ou un aperçu pour prendre des notes et préparer le procès-verbal-avec l`ordre et la numérotation des points sur le procès-verbal de la réunion correspondant à ceux de l`ordre du jour. La méthode de partage ou de distribution dépendra des outils que vous et votre organisation utilisez. Par exemple, si vous utilisez un outil de traitement de texte (e. les minutes de réunion sont importantes – «ils capturent les informations essentielles d`une réunion.
Voici quelques conseils et des idées qui vous aideront à commencer avec l`écriture et la préparation des minutes de réunion efficaces. Microsoft Word) qui n`offre pas de partage en ligne, vous souhaiterez peut-être créer un fichier PDF du document et l`envoyer ainsi que les autres pièces jointes ou la documentation de réunion par e-mail. Une fois la réunion terminée, il est temps de rassembler vos notes et d`écrire les minutes.